Jak wybrać salę konferencyjną?

2019-03-22

Kiedy planujesz organizację konferencji, musisz liczyć się z niemałym wyzwaniem. Wybór prawidłowej lokalizacji i samego miejsca do organizacji szkolenia czy sympozjum to naprawdę duży problem. Nie wystarczy bowiem wpisać w okienko wyszukiwarki internetowej „konferencje Mazury”, by trafić we właściwe miejsce. Musisz wziąć pod uwagę przede wszystkim liczbę uczestników, czas i datę spotkania oraz charakter spotkania, a to wciąż nie wszystkie kryteria. Nie bez znaczenia pozostaje także budżet i wiele, wiele innych kwestii, których - jako organizator - nie możesz pominąć na etapie planowania.


Minęły bezpowrotnie czasy, kiedy sale konferencyjne umiejscawiane były jedynie w modnych kurortach lub w bezpośredniej okolicy dużych miast. Kiedy wpiszesz w okienko wyszukiwarki internetowej hasło „konferencje Mazury http://hotelanek.pl/konferencje-i-szkolenia.html”, szybko odkryjesz, że baza sali konferencyjnych stale powiększa się o naprawdę kameralne ośrodki, które zlokalizowane są nawet w prawdziwej głuszy, do której wcześniej z pewnością nikt by nie zajrzał celem organizacji jakiekolwiek spotkania. Nie zawsze i nie na każde spotkanie będą one dobrym wyborem, niemniej nie należy od razu ich skreślać. Na co zatem powinien zwrócić uwagę organizator konferencji, by w efekcie została ona na długo zapamiętana przez jej uczestników?


Odległość



To zazwyczaj pierwsze pytanie, jakie rodzi się w głowie organizatora. Samo wpisanie w okienko wyszukiwarki internetowej hasła „konferencje Mazury” jasno nakreśli ci twoje możliwości wyboru. Możesz zdecydować się na hotel w dziczy, gdzie oprócz sali będziesz musiał zaoferować swoim gościom także pokoje noclegowe i być może wspólny dojazd do miejsca docelowego. Jednocześnie możesz zdecydować się na ośrodek w środku twojego miasta, do którego uczestnicy bez trudu dostaną się chociażby komunikacją miejską. Aby podjąć właściwą decyzję, przeanalizuj swój budżet, uwzględnij również czas i cel spotkania.


Sala


Kiedy już przeglądasz oferty spod hasła „konferencje mazury”, przyjrzyj się dokładnie temu, co znajduje się na wyposażeniu danej sali konferencyjnej. Wydawać by się mogło, że każda nowoczesna sala konferencyjna będzie bogato wyposażona w sprzęt multimedialny - dobrej jakości nagłośnienie, rzutnik, mikrofon, bezprzewodowy i szybki Internet… Nic bardziej mylnego! Upewnij się także, czy w sali jest odpowiednia akustyka, która nie wpływa niekorzystnie na efekt oraz światło i nasłonecznienie naturalne. Upewnij się również, na ile sposobów można w danej sali konferencyjnej ustawić krzesła. Zależnie od tego, jak duże jest twoje przedsięwzięcie, przeanalizuj, które ustawienie sprawdzi się najlepiej: podkowa, okrągły stół, odwrotna podkowa, teatralne czy szkolne.


Weź także pod uwagę wielkość dostępnej sali. Pamiętaj, że nie zostanie dobrze przyjęte umiejscowienie zbyt dużej liczby ludzi w małej sali, ale niemile widziane jest też organizowanie konferencji na parę osób w sali, która zmieściłaby ich kilkaset. Tak samo niekorzystne jest stworzenie szumu komunikacyjnego, jak i rozproszenie uwagi na olbrzymiej przestrzeni. W większości ośrodków, które znajdziesz pod hasłem „konferencje mazury”, powinny być do wyboru różnej wielkości sale konferencyjne. W ten sposób hotele wychodzą naprzeciw potrzebom swoich klientów.